Gut gerüs­tet für die DSGVO

maler zeit pots­dam per­so­nal­lea­sing GmbH

Pro­blem­auf­riss: Erfül­lung der gesetz­li­chen DSGVO-Anfor­de­run­gen in einem mit­tel­stän­di­schen Unternehmen

Unser Vor­ge­hen: Ent­wick­lung einer ver­bind­li­chen daten­schutz­kon­for­mer Orga­ni­sa­ti­on, Ein­füh­rung Datenschutzmanagementsystem

Beson­de­re Her­aus­for­de­run­gen: För­de­rung der Bera­tungs- und Dienstleistung

Ergeb­nis­se und Ver­bes­se­run­gen: Mini­mie­rung von Haf­tungs- und Sicher­heits­ri­si­ken / Scho­nung per­so­nel­ler Res­sour­cen / Mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Seit Inkraft­tre­ten der neu­en Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung, kurz DSGVO, herrscht bei vie­len Unter­neh­men bis heu­te Rechts­un­si­cher­heit. Jed­we­der Betrieb, jede Fir­ma, die per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet – und das ist im Inter­net-Zeit­al­ter prak­tisch jeder, muss­te sich im Mai 2018 auf einen ver­än­der­ten Rechts­rah­men bei der Daten­ver­ar­bei­tung ein­stel­len. Doch was gilt es seit­dem zu tun, was genau umzu­set­zen? Gera­de klein- und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, die kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten abstel­len kön­nen oder müs­sen, tun sich schwer und haben eine Men­ge unbe­ant­wor­te­ter Fragen.

Marc Schu­berth, Geschäfts­füh­rer der maler zeit pots­dam per­so­nal­lea­sing GmbH, erin­nert sich noch gut an die quä­len­de Unsi­cher­heit nach in Kraft tre­ten der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung. „Dass die DSGVO kommt, das war ja allen lan­ge bekannt. Aber als sie schließ­lich in Kraft trat, fühl­te man sich regel­recht von ihr über­rollt. Kei­ner hat­te doch im akti­ven Geschäfts­all­tag zuvor Zeit, sich mit die­ser Mate­rie aus­ein­an­der­zu­set­zen, um sich das Wis­sen anzu­eig­nen, was genau zu tun und umzu­set­zen ist“, beklagt der 37-Jäh­ri­ge, der seit 2012 die Geschäf­te in Des­sau führt. Letzt­lich sei man als Unter­neh­men auch zu klein, um das Gan­ze zu pro­fes­sio­na­li­sie­ren. Nur gro­ße KMU und Kon­zer­ne, die über genü­gend Man-Power ver­füg­ten, hät­ten indes weni­ger Pro­ble­me, weil sie dafür extra einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten abstel­len können.

„Als wir nach Ein­füh­rung der DSGVO ins Schwim­men kamen, hat uns „Die Bera­tungs­ma­nu­fak­tur“ sinn­bild­lich einen Ret­tungs­ring zuge­wor­fen“, ver­deut­licht Marc Schu­berth. Herr Schwie­sau, Inha­ber der hal­le­schen Unter­neh­mens­be­ra­tung, bie­tet in sei­nem Port­fo­lio auch daten­schutz­recht­li­che Bera­tung und Beglei­tung an und küm­mert sich um die betrieb­li­che Umset­zung aller Anfor­de­run­gen gemäß DSGVO. Schwie­sau nahm dazu das Unter­neh­men unter die Lupe. Schu­berth: „Ich war zwei bis drei Mal in Hal­le, um kon­kre­te Fra­gen zu unse­rem Unter­neh­men zu beant­wor­ten, etwa, wie bei uns Daten­si­che­rung funk­tio­niert, über wel­che Kanä­le wir kom­mu­ni­zie­ren oder Aus­künf­te über inter­ne Abläu­fe und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten zu geben“, sagt er. Auf die­ser Grund­la­ge ent­wi­ckel­ten die Bera­ter des Unter­neh­mens für die maler zeit pots­dam per­so­nal­lea­sing GmbH die orga­ni­sa­to­ri­schen Grund­la­gen — ein schrift­li­ches Daten­schutz-Kon­zept mit Hand­lungs­emp­feh­lung. „Dar­in ist alles hin­ter­legt, was für uns beim Daten­schutz rele­vant ist, wel­che Auf­ga­ben im Geschäfts­all­tag erle­digt und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten erbracht wer­den müs­sen“, sagt Schu­berth und ver­weist auf den neu hin­zu­ge­kom­me­nen Daten­schutz-Ord­ner. Daten­schutz, sagt Schu­berth, sei natür­lich ein fort­füh­ren­der Pro­zess, so ist es vom Gesetz­ge­ber auch gewünscht. Inso­fern gibt es auch ein Betreu­ungs­man­dat. „Die Bera­tungs­ma­nu­fak­tur“ und Herr Schwie­sau wer­den auch künf­tig — zuge­schnit­ten auf unse­re Bedürf­nis­se — die Anfor­de­run­gen anpas­sen und wei­ter­ent­wi­ckeln“, erklärt der Geschäfts­füh­rer, der begeis­tert ist. Dank des Daten­schutz­ma­nage­ment­sys­tems war es mög­lich, sich wei­ter aufs Kern­ge­schäft zu kon­zen­trie­ren. „Man hat­te wie­der den Kopf frei“, sagt Schu­berth und spricht von fühl­ba­rer Rechts­si­cher­heit gegen­über sei­nen Gesell­schaf­tern, Kun­den und den Prüf­be­hör­den. Aber auch von Kos­ten­er­spar­nis. Ein gro­ßer Vor­teil ist es, wenn man sich die Hil­fe von einem All­roun­der hole, unter­streicht er. Denn neben der Bera­tung zum Daten­schutz wur­den zugleich auch För­der­mög­lich­kei­ten für die­se Dienst­leis­tung aufgezeigt.

Das Bun­des­amt für Wirt­schaft und Aus­fuhr­kon­trol­le (BAFA) betreut im Auf­trag des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Wirt­schaft und Tech­no­lo­gie (BMWi) die För­de­rung von Unter­neh­mens­be­ra­tun­gen – auch und gera­de die, die orga­ni­sa­to­ri­scher Natur sind. „Die Bera­tungs­ma­nu­fak­tur“ unter­stütz­te uns bei der Antrag­stel­lung. „So wur­den im Nach­hin­ein sage und schrei­be 80 Pro­zent der Bera­tungs­leis­tung geför­dert“, sagt Schu­berth. Das ist eine Kos­ten­er­spar­nis, die ganz erheb­lich ist — gera­de für klei­ne Unter­neh­men, die hart am Markt kal­ku­lie­ren müssen.

Die maler zeit pots­dam per­so­nal­lea­sing GmbH, ist eine Zeit­ar­beits­fir­ma. Vor 19 Jah­ren in Pots­dam gegrün­det wur­de, unter­hält sie heu­te vier Nie­der­las­sun­gen. Neben Pots­dam und Des­sau auch in Dres­den und Hal­le. „Klas­sisch lei­hen wir auf Grund­la­ge des Arbeit­neh­mer­über­las­sungs­ge­set­zes unse­re Mit­ar­bei­ter an Fir­men aus, die in Spit­zen­zei­ten Fach­per­so­nal benö­ti­gen“, fasst der Geschäfts­füh­rer zusam­men. Das Beson­de­re: „Wir haben uns auf den Bereich Maler- und Lackie­rer­hand­werk spe­zia­li­siert. 90 Pro­zent aller Mit­ar­bei­ter stam­men aus die­sem Gewerk. Mitt­ler­wei­le — auch im Hin­blick auf den ste­tig stei­gen­den Fach­kräf­te­man­gel — sind heu­te aber auch schon Elek­tri­ker, Schlos­ser und Schwei­ßer mit an Bord.“

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