Gut gerüstet für die DSGVO

maler zeit potsdam personalleasing GmbH

Problemaufriss: Erfüllung der gesetzlichen DSGVO-Anforderungen in einem mittelständischen Unternehmen

Unser Vorgehen: Entwicklung einer verbindlichen datenschutzkonformer Organisation, Einführung Datenschutzmanagementsystem

Besondere Herausforderungen: Förderung der Beratungs- und Dienstleistung

Ergebnisse und Verbesserungen: Minimierung von Haftungs- und Sicherheitsrisiken / Schonung personeller Ressourcen / Mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Seit Inkrafttreten der neuen Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, herrscht bei vielen Unternehmen bis heute Rechtsunsicherheit. Jedweder Betrieb, jede Firma, die personenbezogene Daten verarbeitet – und das ist im Internet-Zeitalter praktisch jeder, musste sich im Mai 2018 auf einen veränderten Rechtsrahmen bei der Datenverarbeitung einstellen. Doch was gilt es seitdem zu tun, was genau umzusetzen? Gerade klein- und mittelständische Unternehmen, die keinen Datenschutzbeauftragten abstellen können oder müssen, tun sich schwer und haben eine Menge unbeantworteter Fragen.

Marc Schuberth, Geschäftsführer der maler zeit potsdam personalleasing GmbH, erinnert sich noch gut an die quälende Unsicherheit nach in Kraft treten der Datenschutz-Grundverordnung. „Dass die DSGVO kommt, das war ja allen lange bekannt. Aber als sie schließlich in Kraft trat, fühlte man sich regelrecht von ihr überrollt. Keiner hatte doch im aktiven Geschäftsalltag zuvor Zeit, sich mit dieser Materie auseinanderzusetzen, um sich das Wissen anzueignen, was genau zu tun und umzusetzen ist“, beklagt der 37-Jährige, der seit 2012 die Geschäfte in Dessau führt. Letztlich sei man als Unternehmen auch zu klein, um das Ganze zu professionalisieren. Nur große KMU und Konzerne, die über genügend Man-Power verfügten, hätten indes weniger Probleme, weil sie dafür extra einen Datenschutzbeauftragten abstellen können.

„Als wir nach Einführung der DSGVO ins Schwimmen kamen, hat uns „Die Beratungsmanufaktur“ sinnbildlich einen Rettungsring zugeworfen“, verdeutlicht Marc Schuberth. Herr Schwiesau, Inhaber der halleschen Unternehmensberatung, bietet in seinem Portfolio auch datenschutzrechtliche Beratung und Begleitung an und kümmert sich um die betriebliche Umsetzung aller Anforderungen gemäß DSGVO. Schwiesau nahm dazu das Unternehmen unter die Lupe. Schuberth: „Ich war zwei bis drei Mal in Halle, um konkrete Fragen zu unserem Unternehmen zu beantworten, etwa, wie bei uns Datensicherung funktioniert, über welche Kanäle wir kommunizieren oder Auskünfte über interne Abläufe und Dokumentationspflichten zu geben“, sagt er. Auf dieser Grundlage entwickelten die Berater des Unternehmens für die maler zeit potsdam personalleasing GmbH die organisatorischen Grundlagen – ein schriftliches Datenschutz-Konzept mit Handlungsempfehlung. „Darin ist alles hinterlegt, was für uns beim Datenschutz relevant ist, welche Aufgaben im Geschäftsalltag erledigt und Dokumentationspflichten erbracht werden müssen“, sagt Schuberth und verweist auf den neu hinzugekommenen Datenschutz-Ordner. Datenschutz, sagt Schuberth, sei natürlich ein fortführender Prozess, so ist es vom Gesetzgeber auch gewünscht. Insofern gibt es auch ein Betreuungsmandat. „Die Beratungsmanufaktur“ und Herr Schwiesau werden auch künftig – zugeschnitten auf unsere Bedürfnisse – die Anforderungen anpassen und weiterentwickeln“, erklärt der Geschäftsführer, der begeistert ist. Dank des Datenschutzmanagementsystems war es möglich, sich weiter aufs Kerngeschäft zu konzentrieren. „Man hatte wieder den Kopf frei“, sagt Schuberth und spricht von fühlbarer Rechtssicherheit gegenüber seinen Gesellschaftern, Kunden und den Prüfbehörden. Aber auch von Kostenersparnis. Ein großer Vorteil ist es, wenn man sich die Hilfe von einem Allrounder hole, unterstreicht er. Denn neben der Beratung zum Datenschutz wurden zugleich auch Fördermöglichkeiten für diese Dienstleistung aufgezeigt.

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) betreut im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Förderung von Unternehmensberatungen – auch und gerade die, die organisatorischer Natur sind. „Die Beratungsmanufaktur“ unterstützte uns bei der Antragstellung. „So wurden im Nachhinein sage und schreibe 80 Prozent der Beratungsleistung gefördert“, sagt Schuberth. Das ist eine Kostenersparnis, die ganz erheblich ist – gerade für kleine Unternehmen, die hart am Markt kalkulieren müssen.

Die maler zeit potsdam personalleasing GmbH, ist eine Zeitarbeitsfirma. Vor 19 Jahren in Potsdam gegründet wurde, unterhält sie heute vier Niederlassungen. Neben Potsdam und Dessau auch in Dresden und Halle. „Klassisch leihen wir auf Grundlage des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes unsere Mitarbeiter an Firmen aus, die in Spitzenzeiten Fachpersonal benötigen“, fasst der Geschäftsführer zusammen. Das Besondere: „Wir haben uns auf den Bereich Maler- und Lackiererhandwerk spezialisiert. 90 Prozent aller Mitarbeiter stammen aus diesem Gewerk. Mittlerweile – auch im Hinblick auf den stetig steigenden Fachkräftemangel – sind heute aber auch schon Elektriker, Schlosser und Schweißer mit an Bord.“

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