Orga­ni­sa­ti­on – Belegverwaltung

Lesen Sie hier, wie Sie eine funk­tio­na­le Beleg­ab­la­ge­struk­tur auf­bau­en können:

Bele­ge nach Art sor­tie­ren: Tren­nen Sie Ihre Bele­ge nach Art. Zum Bei­spiel könn­ten Sie einen Ord­ner für Rech­nun­gen, einen Ord­ner für Quit­tun­gen und einen Ord­ner für Bank­aus­zü­ge haben.

Bele­ge nach Datum sor­tie­ren: Sor­tie­ren Sie Ihre Bele­ge nach Datum, um sie schnell und ein­fach zu fin­den. Sie kön­nen hier­für Unter­ord­ner inner­halb jedes Beleg­ord­ners nach Mona­ten oder Quar­ta­len anlegen.

Digi­ta­le Abla­ge: Nut­zen Sie digi­ta­le Abla­ge-Tools, um Ihre Bele­ge zu archi­vie­ren. Scan­nen Sie Ihre Papie­re und spei­chern Sie sie auf Ihrem Com­pu­ter oder in der Cloud. Stel­len Sie sicher, dass Sie die Bele­ge in Ord­nern auf Ihrem Com­pu­ter spei­chern, die nach Art und Datum sor­tiert sind.

Auf­be­wah­rungs­fris­ten beach­ten: Ach­ten Sie dar­auf, dass Sie Ihre Bele­ge gemäß den steu­er­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten auf­be­wah­ren. Für vie­le Bele­ge beträgt die Frist 6 Jah­re. Wenn Sie Bele­ge ent­sor­gen möch­ten, stel­len Sie sicher, dass Sie dies unter Ein­hal­tung der gel­ten­den Vor­schrif­ten tun.

Sicher­heits­ko­pien: Machen Sie regel­mä­ßig Sicher­heits­ko­pien Ihrer Beleg­ab­la­ge. Wenn Sie Ihre Bele­ge in der Cloud spei­chern, soll­ten Sie sicher­stel­len, dass Sie auch hier eine Daten­si­che­rung durchführen.

Beschrif­tung: Beschrif­ten Sie alle Ord­ner und Unter­ord­ner mit kla­ren und ein­deu­ti­gen Namen. Dadurch wird es ein­fa­cher, die Bele­ge zu fin­den, die Sie suchen.

Schu­lung der Mit­ar­bei­ter: Schu­len Sie Ihre Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung der Beleg­ab­la­ge. Stel­len Sie sicher, dass jeder Mit­ar­bei­ter weiß, wie er Bele­ge able­gen und wie­der­fin­den kann, um eine effi­zi­en­te Abla­ge zu gewährleisten.

Bei Fra­gen zum Auf­bau Ihres Unter­neh­mens, recht­li­chen Aspek­ten und einer pass­ge­rech­ten Orga­ni­sa­ti­on – spre­chen Sie uns gern an.