Orga­ni­sa­ti­on – Die elek­tro­ni­sche Ablage

Die elek­tro­ni­sche Abla­ge für ein Klein­un­ter­neh­men soll­te über­sicht­lich und gut orga­ni­siert sein. Hier sind eini­ge Schrit­te, die Ihnen hel­fen kön­nen, eine geeig­ne­te elek­tro­ni­sche Abla­ge­struk­tur zu erstellen:

• Ver­wen­den Sie kla­re und aus­sa­ge­kräf­ti­ge Datei­na­men: Geben Sie Ihren Datei­en kla­re und aus­sa­ge­kräf­ti­ge Namen. Dies erleich­tert es Ihnen, die Datei­en spä­ter schnell zu finden.
• Ver­wen­den Sie Ord­ner­struk­tu­ren: Ver­wen­den Sie eine Ord­ner­struk­tur, die die Struk­tur Ihres Unter­neh­mens wider­spie­gelt. Zum Bei­spiel kön­nen Sie einen Ord­ner für jeden Geschäfts­be­reich erstel­len, z.B. einen Ord­ner für Mar­ke­ting, einen Ord­ner für Finan­zen und einen Ord­ner für Kundendaten.
• Ver­wen­den Sie eine kla­re Namens­kon­ven­ti­on: Ver­wen­den Sie eine kla­re Namens­kon­ven­ti­on für die Ord­ner und Datei­en, damit Ihre Mit­ar­bei­ter die Datei­en leich­ter fin­den können.
• Ver­wen­den Sie Cloud-basier­te Spei­cher­lö­sun­gen: Ver­wen­den Sie Cloud-basier­te Spei­cher­lö­sun­gen wie Goog­le Dri­ve oder Drop­box, um sicher­zu­stel­len, dass Ihre Daten sicher und zugäng­lich sind.
• Sicher­heit und Zugriffs­rech­te: Stel­len Sie sicher, dass Ihre elek­tro­ni­schen Daten sicher sind und nur von auto­ri­sier­ten Mit­ar­bei­tern zugäng­lich sind. Rich­ten Sie ent­spre­chen­de Zugriffs­rech­te ein, damit jeder Mit­ar­bei­ter nur auf die Daten zugrei­fen kann, die er benötigt.
• Regel­mä­ßi­ge Daten­si­che­run­gen: Füh­ren Sie regel­mä­ßig Daten­si­che­run­gen durch, um sicher­zu­stel­len, dass Ihre Daten bei Daten­ver­lus­ten wie­der­her­ge­stellt wer­den können.
• Schu­len Sie Ihre Mit­ar­bei­ter: Schu­len Sie Ihre Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung der elek­tro­ni­schen Abla­ge und stel­len Sie sicher, dass jeder weiß, wie man Daten sicher spei­chert und wie man schnell und effi­zi­ent auf Daten zugreift.
• Beach­ten Sie die Daten­schutz­be­stim­mun­gen: Stel­len Sie sicher, dass Sie alle rele­van­ten Daten­schutz­be­stim­mun­gen ein­hal­ten und Ihre elek­tro­ni­schen Daten ent­spre­chend schützen.

Bei Fra­gen zum Auf­bau Ihres Unter­neh­mens, recht­li­chen Aspek­ten, dem Daten­schutz und einer pass­ge­rech­ten Orga­ni­sa­ti­on – spre­chen Sie uns gern an.